Directeur Wim Willems van Rent-a-Tent laat zijn bedrijf op en slimme manier groeien

Rent-a-Tent verhuurt ingerichte bungalow-, safari- en lodgetenten en stacaravans op bijna honderd campings in negen Europese landen. Toch is het niet heel lang geleden dat de boekingen nog handmatig werden ingevoerd. “Krap vier jaar geleden werd duidelijk dat de software echt niet meer voldeed”, vertelt Wim Willems van Rent-a-Tent. “Wij moeten altijd en overal bereikbaar zijn voor onze gasten en beheerders op onze campings, maar ons reserveringssysteem sloot daar niet op aan. De informatie over beschikbaarheid werd altijd pas ’s nachts bijgewerkt.”

Realtime informatie
Er werd een compleet nieuwe backoffice gebouwd, eentje waaraan alle partners van Rent-a-Tent in heel Europa in de cloud konden worden gekoppeld. “Onze informatie is nu realtime beschikbaar. Het duurt maximaal 10 seconden voor onze voorraad weer up-to-date is.” Ook reisbureaus kunnen nu rechtstreeks in het reserveringssysteem om boekingen te plaatsen. “En als wij extra capaciteit inkopen bij andere campings, worden die ook weer automatisch aan ons systeem gekoppeld.”

Rent-a-Tent heeft tegelijkertijd de beheerderinfo en telefonie ontsloten. Willems: “Komt er een telefoontje binnen van een klant, dan verschijnen zijn boeking en gegevens direct op ons scherm. En belt er een beheerder, dan zien wij meteen op welke camping hij werkt.”

Last minute boekingen
De investering heeft geleid tot een andere bedrijfsvoering, vertelt Willems. “Voorheen waren we vooral aan het wachten tot er boekingen binnenkwamen. Een keer per week verstuurden we dan een aankomstlijst, zodat beheerders wisten welke gasten ze konden verwachten. Maar tegenwoordig boeken veel klanten last minute. Eens per week een update volstaat dus niet meer. Daarom kunnen beheerders nu realtime de aankomsten zien. En twee dagen voor aankomst van een klant krijgen beheerders nu automatisch een sms.”

Met de nieuwe backoffice kan Rent-a-Tent klanten nog beter van informatie worden voorzien. “We zijn nu bezig om ervoor te zorgen dat klanten nog beter en sneller worden geïnformeerd over bijvoorbeeld het programma van het recreatieteam en wanneer er vlakbij een markt is. De investering heeft bovendien geleid tot groei. “Nog even en Rent-a-Tent is te groot om zich nog een mkb-bedrijf te noemen.”